Oggi avevo in programma di pubblicare un altro post, ma e’ successo un episodio che succede spessissimo nelle grandi aziende e ho deciso di cambiare programma e riflettere su questo tema: quante volte vi e’ capitato che vi sia stato chiesto di fare un lavoro (tipicamente preparare una presentazione, un progetto, un documento di qualche tipo) per qualche persona senior e poi non e’ stato usato? #ItsAGameOfThrones.

A me e’ capitato tantissime volte. Tipicamente l’iter e’ questo:

1- Un super-senior Chief Something Officer e’ in visita e tutti i capi locali hanno organizzato meeting con questo funzionario (uso il maschile ma ormai, fortunatamente, ci sono anche tante donne in questo gruppo) e devono quindi raccontare il loro business e “farsi belli”, magari per aver risorse o puntare a promozioni/aumenti…

2- Poiche’ pochi manager sono sempre sul pezzo su tutti gli aspetti del loro business, appena questi meeting vengono fissati (spesso con pochi giorni di preavviso), parte una cascata di domande e richieste per aggiornare tutti i numeri, le analisi, i grafici… in modo che tutto sia perfetto.

3- Quindi a cascata queste richieste si moltiplicano in complessita’ e generano tantissimo “lavoro” a molte persone (il capo chiede ai suoi riporti, che chiedono ai loro riporti e cosi’ via).

4- Quando poi tutto questo lavoro viene riaggregato, ci si accorge che ci sono 1000 e passa slide e il Chief di turno ha solo mezz’ora, pertanto si riduce il tutto a 10 slides.

Morale: Il ritorno di questo investimento colossale di tempo e’ bassissimo, le persone si sentono stressate, spesso per vedere il loro lavoro “cestinato” poche ore prima della grande presentazione.

A me e’ successo oggi #ThereIsNoFair 🙂

Ora, ho 4 consigli da condividere, 2 rivolti a chi si trova alla base della piramide e deve sfornare slides, e gli altri 2 ai manager che sono responsabili di queste richieste “last-minute”.

Al povero produttore di slide (oggi ero io, non c’entra nulla la seniority) consiglio due cose:

1- Usare il downtime, ovvero i momenti in cui c’e’ poco lavoro, per mettere ordine nei vari files, presentazioni ecc, e magari creare presentazioni di aggiornamento con gli ultimi numeri, gli ultimi grafici, mock-ups aggiornati… qualsiasi progresso sia stato fatto di recente andrebbe catturato in un documento, a prescindere dal fatto che il Chief sia in arrivo o meno. Io ho preso l’abitudine di spendere circa un giorno al mese (tipicamente gli ultimi 2 venerdí pomeriggio di ogni mese) per aggiornare una presentazione in cui riassumo lo stato dei vari progetti, con paragrafi che toccano aspetti organizzativi tipo recruiting e staffing, aspetti pratici tipo project updates e milestones significative raggiunte, e richieste tipo fondi, persone, collaborazioni da parte di altri teams). Con questo approccio, quando va male, devo aggiornare una presentazione che non e’ piu’ vecchia di un mese, il che non e’ mai troppo drammatico. Bonus point: avere questo documento rende le discussioni sulla mia performance molto semplici da preparare! #BePrepared

2- Bisogna essere ZEN 🙂 All’inizio della mia carriera questi episodi accadevano molto spesso e ci rimanevo male, mi arrabbiavo, mi demotivavo… perché guardavo a questi episodi come “lavoro sprecato”. Oggi invece la vedo in modo molto diverso: fare questo tipo di documenti, metter in ordine i propri pensieri per renderli comprensibili a uno che non sa nulla di cosa stiamo facendo, e’ un esercizio incredibilmente utile, anche quando il documento non viene presentato! Infatti, se riusciamo a rendere il pensiero chiaro e ad articolarlo in modo che sia comprensibile a una persona poco familiare con il tema, allora vuol dire che abbiamo una chiarezza estrema su quello che stiamo facendo, che tipicamente e’ un buon segnale di efficenza nell’esecuzione di questi piani 🙂
Quindi il mio invito e’ quello di guardare a questa parte del processo quando capita la cancellazione last-minute: e’ vero che lo stress poteva essere evitato, ma lo sforzo fatto non e’ stato invano, ci ha aiutato a chiarire il nostro pensiero, il che ci renderà più efficaci nel raggiungere i nostri obiettivi! #StayCool

Al manager che invece si trova a commissionare le slide suggerisco due cose:

1- Studiare bene il destinatario e cercare di anticipare quanto più possibile come andrà il meeting.
A volte mi trovo in quella situazione e mi rendo bene conto che non voglio mettere il team sotto pressione se non e’ strettamente necessario. Il modo migliore per ridurre questo rischio è costruire un network di relazioni con persone che lavorano con il nostro Chief e chiedere loro quali sono le sue priorità del momento, cosa si aspetta di sentirsi dire, cosa gli interessa… in tal modo possiamo già escludere una serie di temi (ed evitare lavoro che non servirebbe) e indirizzare le risorse verso le cose che più hanno probabilità di finire nella presentazione finale.
Bisogna poi sempre cercare di anticipare richieste, tenere aggiornati i tool e le presentazioni principali, in modo che non ci sia mai troppo da fare in caso di richieste dell’ultimo minuto. #BePrepared

2- Rispettare il team. A nessuno piace fare cose “perché le vuole il capo”, specie se poi succede che non vengono nemmeno usate! E’ importante usare queste situazioni per dare comunque contesto al team a cui si chiede uno sforzo particolare e far capire per quale motivo certe informazioni sono importanti. Ricordo qualche tempo fa un mio capo insisteva che nelle tabelle i numeri dovevano essere allineati a destra. Era MANIACALE in questo, al punto che spesso pensavo “ma COSA CAVOLO CAMBIA!!!!”. Lui pazientemente mi ha spiegato che se li allineavo a destra nelle celle era più facile distinguere, con un semplice sguardo, se un numero era in decine, centinaia, o migliaia, semplicemente basandosi sulla lunghezza (io li centravo, era più ordinato ma effettivamente a volte meno chiaro). Uno può essere d’accordo o meno, ma la cosa che per me conta e’ che prima di sentire il razionale ODIAVO quel commento, dopo aver sentito la spiegazione l’ho apprezzato molto di più (sia il commento che il manager). #BeOtherCentric

Chiudo con una domanda per voi: avete mai pensato a quanto più efficiente la vostra vita sarebbe se immaginaste che domani arrivi il Chief (della vostra vita) in visita e doveste preparare una presentazione per fargli vedere cos’avete fatto nell’ultimo trimestre? Provate a pensare di preparare grafici, elenchi puntati, numeri… una storia che racconta cosa avete fatto con le vostre risorse (tempo, soldi…) negli ultimi 3 mesi per raggiungere i vostri obiettivi (in questo post parlo di come fare a definirli).

PAURA EH?!?!?!

Eh si, se non ci si prepara bene si rischiano davvero figuracce! Meglio quindi essere preparati, sempre! La prossima settimana vi racconto qualche trucco per essere sempre sul pezzo, ma per ora mi fermo qui, lasciandovi la riflessione su una come dare valore ad episodi apparentemente negativi come quello di aver lavorato per nulla!

Come sempre, se avete domande o commenti lasciateli pure sui social!

E condividete, se vi va 🙂 Grazie!

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