I miei 2 trucchi per aumentare la produttività e migliorare la memoria

In tanti mi chiedono come faccio a fare tutto quello che faccio, come faccio a non “perdere pezzi” delle mie varie attività e non farmi distrarre quando lavoro. 

Faccio un piccolo passo indietro per spiegare effettivamente cosa faccio:

  • Ho un lavoro a tempo pieno come Head of Analytics in Booking.com, il che da solo origina una lista di cose da fare molto lunga, su vari livelli, perché in essa ci sono le cose che devo fare io, ma anche tutte quelle che ciascuno dei membri del mio team deve fare (parliamo di 50/60 progetti a settimana in totale)
  • Sono Advisor di due startup, Avora e Metrilo
  • Ho scritto Office of Cards e scrivo settimanalmente sul mio blog (a tal proposito, sto anche pianificando il lancio di Office of Cards in Italiano, con tutto quel che tradurre e lanciare un libro su un altro mercato comporta)
  • Spesso sono invitato a parlare come speaker a conferenze (per ora a calendario ho un intervento a Milano a Fine Febbraio e uno a Londra a fine Marzo)
  • Faccio career coaching a manager e professionisti
  • Ho una famiglia meravigliosa, una compagna EPICA, una figlia di 1 anno che e’ la più brava di tutti, un cane che russa come un trapano e una gatta che dorme sistematicamente sopra le mie gambe
  • E poi leggo, studio, faccio attività fisica, cucino…

A me pare di non fare abbastanza, ma molti si chiedono come faccio a tenere aperti tutti questi fronti senza mollare terreno su nessuno.

Serve tanta disciplina (#BePrepared), e per aiutarmi uso 2 app 🙂 #GetHelp

La prima e’ Freedom e l’obiettivo di questa app e’ semplicissimo: taglia internet dal telefono o dal computer quindi rimuove distrazioni e tentazioni.

Quando devo lavorare a un documento, o quando scrivo, o mi serve una sessione concentrata (mai più di 1 ora) uso Freedom per isolarmi completamente e mi ha cambiato la vita. Perdevo un sacco di tempo a “sbirciare” il telefono, rispondere al messaggino… io sono il tipo di persona che “se lo vedo, DEVO rispondere”. Quindi ho risolto tagliando il filo e ritardando il momento in cui potrò di nuovo essere disturbato. 

Lo diamo ormai troppo per scontato, ma essere connessi e’ un lusso, non un dato di fatto. Dobbiamo essere consapevoli dell’effetto che questa modalità “sempre connesso” ha su noi e il nostro livello di attenzione e, conseguentemente, sulla nostra produttività.

Vi consiglio di provarlo qui, io ho comperato tutto il pacchetto (costava 69$ perché c’era una promozione – anche adesso c’e’ uno sconto del 30%), ma se non vi fidate potete provare con uno dei pacchetti mensili o annuali per vedere se vi piace.

Se vi state chiedendo se serve davvero una app o se magari non basti scollegare il wifi (come fa qualche amico), vi dico che Freedom permette di bloccare singole app, il che e’, in alcuni casi, più efficace che non tagliare tutto (ad esempio se lavorate su documenti nel cloud, volete avere accesso a Google Drive o Dropbox… ma se per farlo dovete “attaccare” il computer alla rete, allora vi beccate anche tutte le notifiche; stesso discorso per il telefono, anche peggio in quel caso).

L’altra app e’ Wunderlist (che purtroppo e’ stata comperata da Microsoft e temo sarà ritirata prima o poi, per far spazio a Microsoft TO-DO, quindi nel 2019 migrerò a un’altra app). Al momento direi che Todoist sembra essere la migliore alternativa e quindi se dovete iniziare oggi questa e’ quella che consiglio. In generale va bene ogni app che: 

  1. permetta di creare liste con elementi da spuntare quando completati;
  2. permetta di creare cartelle per liste diverse, cosi’ da avere una lista per la spesa, una per le cose da fare, una per le cose di lavoro, una per i figli…;
  3. abbia promemoria, per ricordare con una notifica quando scadono le cose;
  4. abbia versione sia desktop che mobile – sarò anche “vecchia maniera” ma in ufficio io uso molto di più il computer ed e’ bene avere le liste davanti agli occhi e non sul telefono, che ci tentera’ sempre con qualche distrazione.

Il modo in cui uso Wunderlist e’ semplice.

INSERIMENTO TASK

Creare task deve essere semplicissimo e velocissimo, quindi Wunderlist e’ nel mio home screen del telefono e, appena mi viene in mente che devo fare qualcosa, lo inserisco come task.
Dato che ho un iPhone, uso la funzione FORCE TOUCH (ovvero premere con vigore) per creare task con un click.

Tutto qui, basta ricordarsi di creare un task per ogni cosa che c’e’ da fare (bucato, ordinare il mangiare degli animali, mandare la presentazione al capo…) e tutto e’ salvato.

CONFIGURAZIONE

A questo punto, e’ importante avere una struttura di cartelle ordinata in cui mettere ciascun task.

Io ho la seguente struttura:

  • Cose da fare con la mia compagna (appuntamenti vari, comperare questa o quella cosa per la casa…)
  • Spese (condivisa con lei cosi’ chiunque di noi 2 metta piede in un supermercato ha l’ultima lista aggiornata e non manca mai il latte 🙂)
  • Poi ho una to-do personale, con cose varie tipo amici da chiamare per sentire come stanno, post che voglio pubblicare, ricerche da fare, link da leggere…
  • Infine ho una to-do lavoro che e’ semplicemente un buffer, ogni giorno sposto i task da qui al tool che uso per lavoro (magari ne parlo un’altra volta perche’ quello costa un po’ ed e’ più per team management che per uso individuale)

Qui sotto riporto la struttura in uno screenshot preso da Todoist che sto usando in parallelo a Wunderlist per migrare a breve.

CONSULTAZIONE

Questo e’ il punto chiave, perché non ha senso creare liste se poi non le guardiamo!

Ogni mattina mi sveglio alle 6 e la primissima cosa che faccio dopo un po’ di ginnastica e’ mettermi al pc, fare colazione e guardare questa lista. In questa fase faccio 2 cose:

  1. “Completo” alcune note aggiungendo date, allegati, scadenze, assegnando progetti, aggiustando le priorità, etc. Ricordate che nella fase “inserimento” spesso sono di corsa quindi metto solo la nota, senza troppi dettagli. E’ fondamentale, qui, aggiungere tutto quello che ci permetterà di ricordarci della nota al momento giusto, cosi’ come tutti gli allegati necessari, links…
  2. Leggo la lista e mi metto all’opera! Di solito prima delle 8 del mattino ho già fatto 5/6 cose e vado a lavorare molto rilassato e, sopratutto, pienamente consapevole di cosa mi aspetterà, quali sono le priorità del giorno eccetera. Non subisco i problemi, li ATTACCO prima e sono quindi molto più produttivo, in controllo e la qualità del lavoro notevolmente più alta (e i livelli di stress nettamente più bassi).

La cosa fondamentale e’ che nella lista metto anche cose tipo CORRERE, o FARE GINNASTICA, cosi’ quando mi sveglio e non ho voglia, ho il task li’ che mi guarda e questa cosa mi motiva a farlo. Incredibile quanto il semplice fatto di avere il task li’ da completare funzioni come fattore motivazionale, e incredibile quanta soddisfazione dia mettere la spunta!

Il motivo per cui insisto ad avere apps che abbiano anche versione desktop e’ che e’ fondamentale avere la lista sempre sott’occhio, e in ufficio tendo a usare molto poco il telefono perché al computer sono molto più veloce.

Quindi, il telefono viene usato più per immettere nuovi task quando mi vengono in mente, il computer invece per completare i task e poi mettermi a macinare spunte!!

Non uso moltissime app (di fatto nel mio telefono uso al 99% la prima schermata) e devo dire che Freedom e Todoist sono quelle che più di tutte mi sento di consigliare per aumentare la vostra produttività.

Bonus: NON USO FACEBOOK, mai. 🙂 Ne’ su telefono ne’ su desktop. Potete trovare più dettagli in questo post (in inglese).

Come sempre, se avete consigli, domande o feedback, fatemi sapere!

Grazie, a presto!

D